Reservierungsanfrage

Was ist eine Reservierungsanfrage?

Es gibt genügend schöne Anlässe für einen Restaurantbesuch und sei es, dass man einfach mal wieder in trauter Zweisamkeit schön essen gehen möchte. Damit man in der ausgewählten Gaststätte, welche ggf. gut besucht ist, noch einen Platz bekommt, bietet es sich an, in angemessener Zeit zuvor, eine Reservierungsanfrage an den Betreiber des Lokals zu stellen. Dies kann schnell telefonisch erfolgen, per E-Mail oder direkt über die Webseite mittels eines dafür passenden Online-Formulars, denn viele potentielle Gäste informieren sich im Vorfeld schon über die Öffnungszeiten und Speisekarten im Internet auf der Webseite des Restaurants.

Somit lässt sich passender Weise mittels eines Formulars für Reservierungsanfragen gleich eine Onlinereservierung vornehmen.

Anwendungsfälle für Reservierungsvereinbarungen

Dabei handelt es sich in den meisten Fällen um eine (anlassbezogene) Restaurantreservierung, wie zum Beispiel:

• Tischreservierung für ein Mittag- oder Abendessen
• Reservierung für Geburtstagsfeiern
• Reservierung für Firmenfeiern
• Reservierungsvereinbarung für Hochzeiten

aber auch

• Reservierung im Vereinshaus/Vereinsstube
• Reservierung von Billiardtischen
• und ähnliches

sind denkbar.

Vorteile einer Online-Reservierung

Seinen potentiellen Restaurantbesuchern die Reservierungsanfrage per Online-Formular zu ermöglichen hat verschiedene Vorteile. So reduziert man den Anteil der Anrufe, was gerade zu den Stoßzeiten, wenn das Restaurant voll ist, etwas entlastet, da man die Anfragen im Nachhinein in Ruhe bearbeiten kann.

Viele Gäste, insbesondere jüngerer und mittlerer Generation, informieren sich über die Gaststätte im Vorfeld auf der Webseite im Internet und erwarten diese Möglichkeit der Kontaktaufnahme.

Die Daten der Reservierungsanfrage liegen gleich in elektronischer Form vor und können somit leicht weiterverarbeitet werden und zum Beispiel in einen elektronischen Terminkalender überführt werden oder mit diesen abgleichen werden. Mit den richtigen Werkzeugen im Hintergrund kann das bis zur automatischen Bestätigungs-E-Mail reichen und somit eine erhebliche Arbeitserleichterung darstellen.

Formularfelder für Reservierungsanfrage

Die Formularfelder der Reservierungsanfrage kann man grob in die personenbezogenen Felder und reservierungsbezogenen Formularfelder unterteilen. Zu den persönlichen Daten gehören folgende Angaben:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Telefon

Bezüglich der eigentlichen Reservierung sollten folgende Daten abgefragt werden:

• Tag/Datum
• Uhrzeit
• Anzahl Personen
• Anzahl Kinder/Kleinkinder
• Anlass
• Zusätzliche Informationen

Formularfeld Anrede

Bei dem Formularfeld Anrede handelt es sich um ein optionales Feld, welches der potentielle Gast nicht zwingen ausfüllen muss. Es ist jedoch gut zu wissen, wie man die Person anreden sollte, wenn man sie zurückruft oder ihr zurückschreibt. Dieses Feld sollte ein Auswahlfeld sein, welches mindestens die Anreden „Herr“ und „Frau“ enthält und darüber hinaus ggf. noch akademische Titel wie „Dr.“ oder „Prof.“ sofern dies von Bedeutung ist.

Formularfelder Vorname und Nachname

Ebenfalls wichtig für die weitere Kontaktaufnahme ist der Name, wobei das Formularfeld für den Nachnamen ein Pflichtfeld sein sollte, damit man die Person bei Rückantwort richtig ansprechen kann. Das Vornamenfeld kann man als optionales Feld belassen.

E-Mail Adresse

Das Formularfeld für die E-Mail Adresse ist ein Pflichtfeld, welches durch den Benutzer ausgefüllt werden muss, denn nur so kann man die Bestätigung der Reservierungsanfrage an die richtige Adresse schicken. Sinnvoll ist hier noch eine Überprüfung auf richtiger Eingabe; also, ob die eingegebenen Zeichen auch der Form einer E-Mail entsprechen.

Formularfeld Telefon

Dabei kann es sich um ein optionales oder um ein Pflichtfeld handeln. Das ist abhängig davon, wie man die Reservierungsanfragen und Rückantworten vorzugsweise gestalten möchte. Auch hier ist eine Syntaxprüfung der eingegeben Daten hilfreich um Falscheingaben zu vermeiden.

Formularfeld Tag/Datum und Uhrzeit

Ebenfalls obligatorisches Eingabefeld im länderspezifischen Datums- bzw. Uhrzeitformat, in welchem der Gast den gewünschten Tag und die gewünschte Zeit seines Reservierungswunsches eingibt. Dafür sieht man passende Auswahlfelder vor.

Formularfelder für Anzahl der Personen und Kinder

Die Anzahl der Personen ist natürlich insofern ein Pflichtfeld, dass man die Größe für die Tischreservierung oder abhängig vom Anlass sogar die Größe des Raumes abschätzen und einplanen kann. Ein Feld für die Anzahl der Kinder sollte man optional auch immer anbieten. So weiß man gleich, ob man für Kleinkinder passende Stühle bereitstellen muss oder ob man einen kleinen Kindertisch einrichtet.

Formularfeld für den Anlass

Bei diesem freien Textfeld kann der Steller der Reservierungsanfrage eintragen für welchen Anlass die Tisch- oder Restaurantreservierung vorgesehen ist. So kann sich der Restaurantbetreiber passend darauf einrichten und zum Geburtstag ggf. ein kleines Extratörtchen als Überraschung vorsehen oder bei einem Hochzeitstag den Tisch einem Candle-Light-Dinner entsprechend dekorieren.

Zusätzliche Angaben/Wünsche

Ein Formular für Reservierungsanfragen sollte auch immer noch ein freies Textfeld für weitere Angaben enthalten. So kann der Kunde besondere Wünsche und Informationen hinterlassen, wie zum Beispiel, ob er draußen im Biergarten sitzen möchte oder ob er vom Buffet oder „a la carte“ essen möchten.

Reservierungsanfrage erstellen

Aufgrund der verschiedenen Anforderungen an die einzelnen Formularfelder wird es im Einzelfall sehr aufwendig ein solches Formular selbst in HTML zu erzeugen, wobei HTML noch der einfachere Part ist. Die verschiedenen Überprüfungen auf Eingabe erfordern auch noch entsprechende Programmierungen in JavaScript.

Vorzugsweise greift man in einem solchen zu einem Formular-Generator, wie dem DA-FormMaker, welcher im Idealfall auch passende Vorlagen anbietet. Dadurch kann man sich ein Online-Formular für Reservierungsanfragen innerhalb von 5 Minuten am eigenen PC erstellen und danach auf seine Webseite laden.

In dem zur Verfügung gestellten Formularassistenten wählt man sich die Vorlage für ein Reservierungsformular aus. Weitere Vorlagen gibt es für Kontaktformulare, Terminanfragen und Buchungsformularen.

Im zweiten Schritt erfolgt dann die Auswahl eines passenden Designs. Hier wird auch gleich eine Vorschau eingeblendet. So kann man gleich das Design auswählen, welches am besten zu der eigenen Webseite passt und den eigenen Geschmack trifft. Die Designs W3.CSS und Bootstrap eigenen sich besonders gut für die Darstellung auf Mobilgeräten, wie Smartphones und Tablets.

Im vorletzten Schritt macht man nur noch ein paar allgemeine Einstellungen. Unter anderem ist die E-Mail Adresse anzugeben, an welche die Formulardaten gesendet werden sollen, wenn der Gast seine Reservierungsanfrage absendet. Zugehörig zu E-Mail ist auch der gewünschte Betreff einzutragen. So kann man die eingehenden E-Mail besser zuordnen oder gleich durch automatische Regeln, z.B. im Outlook, weiterverarbeiten. Außerdem gibt man noch einen Einleitungstext an, welcher dann als erstes vor den Formularfeldern erscheint (siehe auch unten Beispielformular). Es empfiehlt sich den Captcha-Schutz für das Formular zu aktivieren, damit möglichst kein Spam von automatischen Spam-Bots über das Formular verschickt werden kann.

Im letzten Schritt hat man dann die Wahl, ob man das Reservierungsformular weiter bearbeiten möchte, indem man weitere Detaileinstellungen oder -anpassungen vornimmt. Man kann sich aber auch die Vorschau im Browser anschauen und es dann direkt exportieren.

Auf dem nachfolgenden Bild sieht man einen Auszug eines Reservierungsformulars für eine beispielhafte Reservierungsanfrage im Bootstrap-Design und im W3.CSS-Design. Aufgrund der geringen Breite, ist auch gut zu erkennen, wie es Responsive aussieht.