Apps kommen und gehen. Und oft verschwinden sie schneller als gedacht. Ein Anbieter wird übernommen, ein Geschäftsmodell rechnet sich nicht mehr, und plötzlich findet man den Hinweis zur Abschaltung im Posteingang. Bei einer Notiz-App ist das ärgerlich.
Doch beim Fahrtenbuch kann es richtig Geld kosten. Denn wer das Fahrtenbuch elektronisch führt, legt seine steuerlichen Nachweise meist auf fremde Server.
Das Finanzamt interessiert sich allerdings nicht dafür, ob es den Dienst noch gibt. Es wird erwartet, dass die Fahrten auch Jahre später vollständig, unverändert und auswertbar vorliegen. Genau hier wird es knifflig. Warum? Ein schneller Download allein erfüllt diese Anforderungen oft nicht. Es geht um Fristen, Dateiformate, Änderungsprotokolle und Verträge. Mit etwas Planung lässt sich das Risiko aber gut in den Griff bekommen, sogar dann, wenn die Abschaltung schon angekündigt ist.
Leider bleibt die Pflicht, auch wenn der Anbieter geht
Viele gehen davon aus, dass sich der Anbieter einer Fahrtenbuch-App um die Daten kümmert. Doch steuerrechtlich ist das ein Irrtum. Die Pflicht, Aufzeichnungen aufzubewahren, trifft nie den Softwareanbieter, sondern die Seite, die das Fahrtenbuch steuerlich nutzt. Somit trifft es etwa das Unternehmen oder den Selbstständigen. Die Abgabenordnung und das Einkommensteuergesetz schreiben dafür Fristen von mehreren Jahren vor.
Stellt der Anbieter seinen Dienst ein, endet diese Pflicht nicht einfach mit. Hinzu kommt, dass das Finanzamt nicht nur einen Blick auf die Unterlagen werfen darf. Nach Paragraf 147 Absatz 6 der Abgabenordnung kann es bei einer Außenprüfung auf gespeicherte Daten zugreifen, sie maschinell auswerten oder auf einem Datenträger anfordern. Eine Prüfung kommt oft erst Jahre nach den eigentlichen Fahrten. Und dann muss alles noch vorhanden sein. Dabei ist ganz egal, ob die ursprüngliche App längst vom Markt verschwunden ist.
Ein PDF reicht oft nicht: Die maschinelle Auswertbarkeit nach GoBD
Bei einer angekündigten Abschaltung liegt die Idee nahe, einfach alles als PDF herunterzuladen. Das wirkt erst einmal praktisch. Leider löst es das Problem aber oft nur halbherzig. Die GoBD, also die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsgemäßen digitalen Buchführung, verlangen etwas Bestimmtes. Daten, die digital entstanden sind, müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben. Das Finanzamt will sie also selbst sortieren, filtern und durchrechnen können.
Ein PDF zeigt die Fahrten zwar sauber an, doch die Struktur der Daten geht verloren. Sinnvoller sind deshalb strukturierte Exporte wie CSV, gern ergänzt um das PDF als lesbare Fassung. Wichtig ist außerdem eine Beschreibung der Datenfelder. Ideal ist der Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung mit einer Datei namens index.xml, den die Prüfsoftware IDEA direkt einlesen kann.
Das Änderungsprotokoll gehört dazu
Ein elektronisches Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt nur an, wenn sich nachträgliche Änderungen nicht unbemerkt einschleichen können. Die meisten Programme lösen das mit einem Änderungsprotokoll. Darin steht, wer wann welchen Eintrag verändert hat und was vorher dort stand. Genau dieser Teil fehlt aber bei vielen Exporten. Die Fahrten selbst landen sauber in der Datei, die Historie bleibt auf dem Server des Anbieters zurück.
Ist der Dienst dann abgeschaltet, lässt sich nicht mehr belegen, dass die Daten seit ihrer Erfassung unverändert sind. Für einen Prüfer sieht eine solche Datei kaum anders aus als eine selbst gebaute Tabelle. Deshalb lohnt es sich, beim Anbieter gezielt nach einem vollständigen Export samt Protokoll zu fragen.
Vorsorge im Vertrag: Exportrechte und Datenrückgabe
Am einfachsten lässt sich das Problem lösen, bevor es entsteht. Schon bei der Auswahl einer Fahrtenbuchsoftware lohnt ein Blick darauf, welche Exportfunktionen sie bietet und in welchen Formaten. Ebenso wichtig ist die Frage, wie lange Daten nach einer Kündigung oder Abschaltung noch abrufbar sind. Ein Teil der Antwort steckt oft im Auftragsverarbeitungsvertrag. Den braucht ein Unternehmen ohnehin, wenn ein externer Dienst personenbezogene Daten wie Fahrten und Standorte von Mitarbeitern verarbeitet.
Artikel 28 der DSGVO verlangt, dass der Dienstleister die Daten nach dem Ende der Zusammenarbeit nach Wahl des Auftraggebers zurückgibt oder löscht. Daraus folgt aber noch kein bestimmtes Format und keine bestimmte Frist. Genau diese Details sollten deshalb ausdrücklich im Vertrag stehen. Die Einstellung von Drivelog Connect hat gezeigt, wie schnell aus einer theoretischen Frage eine praktische werden kann.
Sichere Ablage und die Folgen von Datenlücken
Sind die Daten erst einmal exportiert, beginnt der zweite Teil der Aufgabe. Sie müssen so abgelegt werden, dass sie über Jahre unverändert und auffindbar bleiben. Ein USB-Stick in der Schreibtischschublade funktioniert also nicht. Welche Orte sind besser geeignet? Man verwendet am besten Archivsysteme, die Dateien gegen nachträgliche Änderung schützen, kombiniert mit einem zusätzlichen Backup an einem zweiten Ort.
Nach den GoBD gehört zudem eine Verfahrensdokumentation dazu. Diese beschreibt, wie die Daten entstanden sind und wo sie liegen. Fehlt am Ende etwas, wird es teuer. Das Finanzamt kann ein lückenhaftes oder nicht mehr prüfbares Fahrtenbuch verwerfen und den privaten Nutzungsanteil stattdessen pauschal nach der 1%-Regel ansetzen. Je nach Fahrzeugwert kann das über mehrere Jahre eine spürbare Nachzahlung bedeuten, die sich mit etwas Vorsorge leicht vermeiden lässt.
