Wer schon ein paar Jahre auf dem Buckel hat, kennt sie vielleicht noch: die Vorzimmerdamen oder Empfangsdamen. In manchen Fällen freundlich und in anderen Fällen mürrisch wurde man von diesen Personen beim Betreten eines Unternehmens empfangen. Doch diese Empfangspersonen sind immer seltener anzutreffen. Dies ist auch verständlich, betrachtet man die hohen Personalkosten in Deutschland.
Verpflichtungen und Gefahren für die Sicherheit
Aber ganz einfach die Besucher rein und rausspazieren, kann man auch nicht, da hier verschiedene unternehmerische Verpflichtungen bestehen und auch Gefahren fürs Unternehmen ausgehen.
- Für einen Evakuierungsfall muss das Unternehmen wissen wer und wie viele sich im Gebäude oder auf dem Werksgelände befinden.
- Es besteht die Gefahr des Diebstahls
- Gefahr der Sabotage
- Industriespionage
- Und ähnliches
Besuchermanagement ersetzt Pförtner
Möchte man sich also vor diesen Gefahren schützen und auch kein Pförtner oder Empfangspersonal installieren, dann kommt man nicht umhin eine moderne intelligente besucherverwaltung zu etablieren.
Ein solches Besuchermanagement kann dabei vielfältige Aufgaben übernehmen und automatisiert abwickeln. Es eignet sich sowohl für den Empfang von Gästen als auch gleichzeitig als Zutrittskontrolle für Mitarbeitende. Dabei wir alles digital abgewickelt.
Man erkennt schon, dass ein solches System auch prima für Veranstaltungen, wie Konzerte oder Messen, oder für temporäre Mitarbeiter aus Zeitarbeitsfirmen geeignet sein kann. Der Einsatz der Besucherverwaltung kann ebenso auf Zulieferfirmen, die irgendwelche Dinge an das Unternehmen liefern oder abholen, sich erstrecken.
Vor dem Betreten vieler Unternehmen ist es auch notwendig, dass man eine Sicherheitsunterweisung erhalten muss, manchmal sogar mit anschließendem Verständnistest. Dies kann man ebenfalls über eine moderne Besucherverwaltung in digitaler Form realisieren.
Viele Unternehmen sind riesig; bestehen aus großen oder mehreren Gebäuden oder es handelt sich sogar um großes Werksgelände. In solchen Fällen sind Neuankömmlinge hoffnungslos verloren, wenn sie eine bestimmte Person in einem bestimmten Büro aufsuchen sollen. Hier bietet es sich an, wenn das Besuchermanagement auch gleich die Richtung weist, z.B. in Form einer kleinen Karte oder zumindest genau den aufzusuchenden Ort bezeichnet.
Aus Sicht des Besuchers
Für den Besucher oder Mitarbeiter stellt sich die Besucherverwaltung meist in Form eines Selbstbedienungsterminals dar. Über dieses kann er sich dann entsprechend am System anmelden. Ggf. hat der Besucher zuvor über das Managementsystem eine digitale Einladung in Form eines Strichcodes oder QR-Code erhalten, so dass er diesen nur zu scannen braucht, um Zugang zu erhalten. Ständige Mitarbeiter haben vielleicht einen NFC-Chip oder ähnliche Transponder, um sich am System zu identifizieren.
War die Identifikation erfolgreich, dann wird meistens eine Tür automatisch geöffnet, ein Drehkreuz freigegeben oder eine Schranke hochgefahren. Dabei speichert das System, wer wann im Unternehmen war und wieder verlassen hat.
Aber auch auf dem Unternehmensgelände muss der Besucher sich ggf. identifizieren können. Hier kann direkt am Terminal beim Check-In ein Besucherausweis ausgegeben werden, der dann gut sichtbar bei sich getragen werden muss.
Vorteil gesteigerte Effektivität, Effizienz und Sicherheit
Die offensichtlichen Vorteile sind oben schon angeklungen. Man vermeidet unbefugten Zugriff, was mehreren Sicherheitsfaktoren (Stichwort: Spionage, Diebstahl, Sabotage) zu Gute kommt. Sollte es dennoch einmal zu einem Sicherheitsvorfall kommen, dann kann die zentralisierte Datenspeicherung den Sicherheits- und Ermittlungsbehörden bei der Aufklärung unterstützen.
Größere Unternehmen haben ggf. auch mehrere Sicherheitsbereiche. So dürfen Besucher vielleicht bis in die Büros der Hauptverwaltung gelangen, aber nicht in kritische Bereiche der Fertigung oder in Serverräume. So kann man mit einem Besuchermanagement ein mehrstufiges Sicherheitskonzept realisieren.
Die Effektivität macht sich besonders bemerkbar bei den eingesparten Personalkosten für Pförtner, Sicherheitsunternehmen (Wachschutz) oder Empfangspersonal.
Und die Effizienz spielt ihre Vorteile insbesondere bei hohen gleichzeitigen Besucherzahlen aus. Zum Beispiel, wenn alle Besucher relativ gleichzeitig zu einer bestimmten Uhrzeit geladen sind oder zu den Stoßzeiten auf einem Werksgelände, wenn gerade Schichtwechsel ist. Dies wäre durch eine einzelne Person oder aber auch mehrere Personen kaum beherrschbar.
